De previsionele personeelsplanning, beter bekend als workforce planning

De workforce planning kan een zeer efficiënt instrument zijn voor je aanwervingingen, of kan het worden. We komen echter nog te vaak bedrijven tegen die de implementatie van personeelsplanning niet organiseren en dus nog steeds op ad-hocbasis aanwerven.

Wanneer je bedrijf weinig mensen aanwerft, vormt deze werkwijze op zich geen probleem. Maar als er jaarlijks enkele tientallen of zelfs enkele honderden mensen moeten worden aangeworven, is het essentieel om deze rekruteringen te plannen.

Stel dat je veel technici, verkopers of bijvoorbeeld callcentermedewerkers moet aanwerven, dan is het steeds efficiënter om gelijkaardige profielen te groeperen en gemeenschappelijke acties uit te voeren.
Zo kan je de kosten van jouw employer branding of rekruteringsmarketingcampagne drukken, en dus ook je HR-communicatiekosten.
Ook kan je dankzij deze aanpak je rekruteringsteam zo organiseren dat jouw recruiters klaar staan om zo snel mogelijk te reageren op sollicitaties en hyperreactief te zijn. Wanneer je op zoek bent naar kandidaten die zeer gewild zijn bij veel bedrijven, helpt een dergelijke organisatie te voorkomen deze fel begeerde kandidaten tijdens het aanwervingsproces te verliezen door gebrek aan reactiviteit.

Op deze manier werken helpt jou, de Talent Acquisition Manager, ook om je te organiseren met de business. De business heeft immers zijn eigen schema, zijn eigen kalender en je zal tijd moeten vrijmaken om gezamenlijk kandidaten te ontmoeten met de hiring managers.

Soms is het beter vooraf tijd te ‘verliezen’ om achteraf veel tijd te winnen!

Door de aanwervingen te plannen, kan je anticiperen op de voorbereidende gesprekken, de ‘intake’-gesprekken zoals ze worden genoemd, met de hiring managers, de business managers die vragende partij zijn voor bepaalde profielen. Dit laat je toe goed na te denken over het profiel of de profielen die je zoekt, even een snelle benchmarking te doen van uw salarisvoorstel, na te gaan of je niet te veel vaardigheden eist, en of jouw eisen in overeenstemming zijn met de hiërarchische rang (en dus het salarisniveau) waarin de toekomstige werknemer zich zal bevinden. . Kortom, veel minder stress, voor een veel beter resultaat. De arbeidsmarkt is al ingewikkeld genoeg, je kan je het dus best niet moeilijker maken dan het al is… Soms is het beter vooraf tijd te ‘verliezen’ om achteraf veel tijd te winnen!

Maar workforce planning gaat niet alleen over recruitment forecast. Een goed voorbereide personeelsplanning biedt je ook de tijd en de visie om het opleidingsgedeelte van jouw bedrijf te organiseren. Of het nu gaat om pure training voor nieuwe medewerkers, of om het bijscholen van medewerkers (‘upskilling’) om ze te promoveren naar een belangrijkere functie, of om het opleiden van medewerkers om ze te heroriënteren naar een nieuwe functie (‘reskilling’). Dit alles moet uiteraard worden voorbereid, opleiding heeft een kostprijs en moet dus zorgvuldig worden doordacht alvorens de nodige budgetten te investeren.

Idealiter wordt de planning van het personeelsbestand over 2, 3 of zelfs 5 jaar bekeken.
Aanwerving en opleiding zijn immers geen processen die beperkt blijven tot één kalenderjaar. Je begint niet op 2 januari met aanwerving zonder een (minimale) achterstand van het voorgaande jaar, en je rondt het aanwervingsschema niet af door de laatste aan te werven kandidaat op 31 december in dienst te nemen.

Houden we rekening met al het voorbereidende werk vooraleer een kandidaat in dienst wordt genomen, d.w.z. de intake met de hiring manager, de alignering met Rewards & Benefits, de uitvoering (en mediaplanning) van employer branding en/of recruitment marketing acties, de ontvangst van solicitaties, de gesprekken en ontmoetingen met kandidaten door de rekrutering en de business, de eventuele assessmentsessies, de uiteindelijke beslissingsname, de opzegtermijn die de kandidaat moet presteren, enz. , dan hebben we het makkelijk over 4 tot 8 maanden.

Dit betekent dat als je in januari een kandidaat wenst aan te werven, je ten allerlaatste in september of oktober van het voorgaande jaar moet beginnen. We weten dat het voor bepaalde profielen waarschijnlijk meerdere maanden duurt voor ze gevonden worden. De acties 3 of 4 maanden op voorhand starten is dus geen overbodige luxe.
Hetzelfde geldt voor het einde van het jaar. Als je in november een (of meer) aanwervingen lanceert, dan moet je al veel geluk hebben dat de juiste kandidaat op 31 december tekent en begint. Dit is zo goed als onmogelijk.

Daarom moet je nadenken over een workforce planning gaande over minstens 18 maanden, in het beste geval over 2 jaar. Maar als je in overeenstemming wil zijn met de bedrijfsvisie en -strategie, die gewoonlijk 3 of 5 jaar bestrijkt, moet je overwegen uw personeels(en opleiding-)planning over minstens 3 jaar uit te voeren.
Je kan het beste een continue personeelsplanning overwegen. Maar het is best begrijpelijk dat de financieel manager, of de persoon die de personeelskosten bijhoudt, hier wat nerveus bij wordt. En met de indexering die we hebben meegemaakt, en die nog steeds van kracht is, is het ook normaal dat de personeelskosten een van de belangrijkste aandachtspunten voor een bedrijf zijn.

Ideaal is dus een continue personeelsplanning, afgestemd op en aangepast aan de bedrijfsstrategie, met regelmatige kostencontrolemomenten, zodat de financiële afdeling kan nagaan of de curve van het aantal aanwervingen het geplande adequate budget respecteert. Dit stelt zowel HR als Finance tevreden en zorgt voor een zekere soepelheid in de verschillende betrokken processen.

Maar hoe voer je een workforce planning of previsionele personeelsplanning uit in een bedrijf dat zeer regelmatig personeel aanwerft?
Dat zal het onderwerp zijn van een volgend artikel.
En het maakt ook deel uit van onze training Global Talent Acquisition Strategy.
Meer weten over de opleiding? Meer weten over de opleiding? Alle informatie vind je hier: https://talentacquisition.academy/formation/talent-acquisition-opnemen-in-een-algemeen-hr-beleid/?lang=nl

Meer weten over de opleiding? Niets zo makkelijk: info@ta.academy of 02/342.12.35