La gestion prévisionnelle de personnel ou ‘workforce planning’

La gestion prévisionnelle de personnel, ou encore, la planification des effectifs, workforce planning en anglais, peut être ou devenir un outil ultra-efficient pour le recrutement. Et pourtant, trop régulièrement encore, nous rencontrons des sociétés qui n’organisent pas la mise en place de la gestion prévisionnelle, et recrutent donc encore ‘ad hoc’.

Quand une société recrute peu, fonctionner de cette façon ne pose pas de problème. Dès lors qu’il s’agit de plusieurs dizaines, voire plusieurs centaines par an, une planification du recrutement des effectifs s’avère indispensable.

Imaginons que vous deviez engager des techniciens en quantité, ou des commerciaux, ou des collaborateurs pour un call center par exemple, il est alors toujours plus efficace de regrouper les profils semblables et des mettre des actions communes en place.
Cela vous permettra de diminuer les coûts de votre campagne d’employer branding ou de votre marketing de recrutement, et ainsi de diminuer les dépenses de communication RH.
Cette approche vous permettra également d’organiser votre équipe de recrutement de telle manière que vos recruteuses et recruteurs soient prêt.e.s à gérer les sollicitations au plus vite et d’être ainsi hyper réactifs. Quand on recherche des candidats fortement convoités par beaucoup de sociétés, une telle organisation aide à ne pas les perdre en cours de process d’engagement par manque de réactivité.

Travailler de cette manière vous aidera également à vous organiser, vous le/la responsable de Talent Acquisition avec le business. En effet, le business à son propre calendrier, et il faudra libérer des plages horaires pour des rencontres de candidats avec les hiring managers.

Parfois, il vaut mieux ‘perdre’ du temps en amont, pour en gagner beaucoup en aval !

En planifiant les recrutements, vous pouvez de cette façon prévoir les discussions préalables avec le business, les ‘intake’ interviews comme on les appelle, avec les hiring managers, les managers du business qui sont en demande de certains profils. Cela vous permettra de bien réfléchir aux profil(s) recherchés, de faire un rapide benchmarking sur votre proposition salariale, de vérifier si vous n’exigez pas trop de compétences, si votre exigence est en accord avec le rang hiérarchique (et donc le niveau salarial) dans lequel le futur collaborateur va se retrouver. Bref, beaucoup de stress en moins, pour un résultat bien meilleur. Le marché du travail est déjà assez compliqué, autant éviter de rajouter des obstacles… Parfois, il vaut mieux ‘perdre’ du temps en amont, pour en gagner beaucoup en aval !

Mais le workforce planning ne se limite pas seulement à la planification du recrutement, ou recruitment forecast. Une gestion prévisionnelle du personnel bien préparée vous donne également le temps et la vision pour organiser la partie formation de votre entreprise. Que ce soit de la formation pure pour les nouveaux collaborateurs, de la mise à niveau de collaborateurs (‘upskilling’) en vue de les promouvoir à un poste plus important, ou de la formation en vue de les réorienter vers un nouveau métier (‘reskilling’). Inutile de vous dire que tout ça se prépare, les formations ont un coût et doivent donc être mûrement réfléchies avant d’investir les budgets nécessaires.

Idéalement, un workforce planning s’envisage sur 2, 3, voire 5 ans.
En effet, le recrutement et la formation ne sont pas des process limités à une année calendrier. On ne commence pas à recruter le 2 janvier, sans avoir un (minimum de) retard de l’année précédente, et on ne finalise pas le planning de recrutement par l’onboarding du dernier candidat à engager le 31 décembre.

Si l’on tient compte de tout le travail de préparation avant d’engager un.e candidat.e, c’est-à-dire l’intake avec le hiring manager, l’alignement avec Rewards & Benefits, la mise en place (et planning média) des actions d’employer branding et/ou de marketing de recrutement, la récolte des sollicitations, les interviews et les rencontres avec les candidats par le recrutement et le business, les éventuelles sessions assessment, la décision finale, le préavis à prester par le candidat,… il faut facilement compter entre 4 et 8 mois.

Cela signifie que pour recruter un candidat en janvier, il faut lancer la machine au grand plus tard en septembre ou octobre de l’année précédente. On sait que pour certains profils, il faudra probablement en plus compter plusieurs mois avant de les trouver. Lancer les actions 3 ou 4 mois à l’avance n’est donc pas du luxe.
Idem pour la fin de l’année. Si vous lancez un (ou plusieurs) recrutement(s) en novembre, vous aurez beaucoup de chance si le candidat adéquat signe et commence le 31 décembre. Autant dire que c’est impossible.

Voilà pourquoi il est nécessaire d’envisager un workforce planning sur au moins 18 mois, 2 ans au mieux. Mais si vous voulez vous aligner sur la vision et la stratégie corporate, qui elle la plupart du temps parcourt 3 ou 5 ans, vous devez obligatoirement considérer d’implémenter votre planification des effectifs (et la formation) sur minimum 3 ans.
Le mieux serait d’envisager un workforce planning en continu. Mais, et c’est normal, ça risque de rendre nerveux le responsable financier La personne qui suit de près le coût du personnel. Et avec l’indexation que nous avons connue, et qui est encore de rigueur aujourd’hui, il est normal que le coût du personnel soit un des points d’attention les plus importants pour une société.

Idéalement, il faudrait donc un workforce planning en continu, aligné et adapté sur la stratégie business, en prévoyant des moments réguliers de contrôle de coût, afin que le service Finances puisse vérifier si la courbe du nombre d’engagements respecte le budget adéquat prévu. De quoi satisfaire tant HR que Finances et d’ainsi créer une certaine fluidité dans les différents process concernés.

Mais comment implémenter une gestion prévisionnelle ou un workforce planning dans une société qui engage très régulièrement ?
Cela fera l’objet d’un prochain article.
La gestion prévisionnelle du personnel est une des matières faisant partie de notre formation Stratégie Globale en Talent Acquisition.
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